Утвержден Приказом
и.о. руководителя
Управления по государственным
закупкам и коммунальной
собственности ВКО
7 от апреля  2015 года.

Регламент работы
ГУ «Управление по государственным закупкам и коммунальной собственности  Восточно-Казахстанской области»

1. Общие положения

  1. Настоящий Регламент  работы Управления по государственным закупкам и коммунальной собственности  Восточно-Казахстанской области (далее Регламент) устанавливает общие правила  организации и внутреннего распорядка деятельности  Управления по государственным закупкам и коммунальной собственности  Восточно-Казахстанской области (далее – управление) в процессе выполнения возложенных функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан от 30 августа 1995 года, законом Республики Казахстан от 23 июля 1999 года «О государственной службе», актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами.
  2. Организация и  ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота определяется настоящим Регламентом в соответствии с требованиям и законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213 «О нормативных правовых актах», от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами  Республики Казахстан».
  3. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан.

2. Организационные основы деятельности управления

  1. Управление возглавляет руководитель управления, который назначается на должность и освобождается от должности акимом Восточно-Казахстанской области в соответствии с законодательством о государственной службе.
  2. Структура и предельная штатная численность управления утверждается акиматом области.
  3. Руководитель управления руководит деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение управлением возложенных на него задач и осуществление им функций.
  4. Заместитель руководителя управления координируют работу курируемых отделов согласно распределению обязанностей между руководством.
  5. Руководитель управления назначает и освобождает от должности сотрудников управления в соответствии с действующим законодательством.
  6. В отсутствие руководителя управления его обязанности выполняет заместитель  согласно распределению обязанностей между руководством.
  7. Руководители отделов управления согласовывают деятельность своих отделов с курирующим заместителем руководителя управления.

3. Режим работы

  1.  Установлена пятидневная рабочая  неделя с двумя выходными днями – суббота, воскресенье.
  2. Продолжительность рабочего дня – 8 часов.
    Начало работы в 9-00 час.
    Окончание работы  в 18-30 час.
    Перерыв на обед с 13-00 до 14-30 час.
  3. Сотрудники управления могут привлекаться к работе в нерабочее время согласно действующему законодательству.

4. Планирование работы управления

  1.  Работа управления осуществляется в соответствии с текущим планированием и строится на основе операционного плана, а также квартальных планов работы отделов.
  2. Отделы разрабатывают планы работы на предстоящий квартал, которые согласовываются с курирующим заместителем и утверждаются руководителем или лицом его замещающим не позднее 25-го числа последнего месяца текущего квартала.
  3. Утвержденные планы работ предоставляются в организационно-правовой отдел.
  4. В срок до 10 числа первого месяца текущего квартала, отделы предоставляют отчет о ходе реализации плана работы предыдущего квартала для свода и предоставления руководству.
  5. Общий контроль за своевременным составлением планов работы отделов управления возлагается на руководителя административного отдела.

5. Подготовка и проведение аппаратных совещаний управления

  1.  Руководитель управления проводит аппаратное совещание с заместителем руководителя и руководителями отделов. В отдельных случаях, при рассмотрении отраслевых вопросов, возможно проведение совещаний заместителем  руководителя управления курирующих данные вопросы.
  2. На аппаратных совещаниях подлежат обсуждению вопросы организации и координации процессов государственных закупок, управления коммунальным имуществом, организации эффективной работы управления.
  3. Совещание ведет руководитель управления, в его отсутствие лицо его замещающее.
  4. Каждое аппаратное совещание управления оформляется в течение одного дня со дня проведения протоколом поручений. Ответственный за ведение и оформление протокола поручений – руководитель административного отдела. Оформленные протоколы поручений представляются на утверждение руководителю управления.
  5. Протоколам поручений присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы подшиваются в папку по номенклатуре дел управления.
  6. По вопросам  аппаратных совещаний управления, при необходимости, руководители  отделов проводят рабочие совещания с сотрудниками своих отделов.
  7. Контроль за исполнением  поручений осуществляет руководитель административног оотдела.

6. Организация делопроизводства в управлении, электронный документооборот

  1.  Корреспонденция, поступающая в управление, принимается и регистрируется секретарем управления (далее канцелярия).
  2.  Документы (письма, информация и т.д.) направляемые в адрес управления должны быть направлены на имя первого руководителя или курирующих вопросы заместителя руководителя управления.
  3. Работникам управления запрещается принимать незарегистрированные канцелярией документ и  работать с ними.
  4.  Не подлежат регистрации отчеты, ответы на запросы отделов, заявления сотрудников управления, телефонограммы, телеграммы, факсограммы, поздравительные адреса.
  5.  Перед вскрытием конвертов канцелярия проверяет правильность их адресования, целостность упаковки. При вскрытии  конверта сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, комплектность документов и приложений к ним. В случае повреждения пакетов, недостачи документов, канцелярией составляется акт в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в канцелярии, второй – вместе с документом передается по назначению, третий – направляется отправителю.  Неправильно адресованные, оформленные, ошибочно вложенные документы и т.д., пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
  6.  Прием документов не соответствующих вышеуказанным требованиям может быть осуществлен только с разрешения руководителя.
  7.  Регистрация входящей корреспонденции осуществляется путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа, где указывается регистрационный номер и дата поступления.
  8.  Регистрация входящих документов одновременно проводится в электронном виде с использованием системы электронного документооборота «Lotus Notes».
  9.  После регистрации в электронном виде и бумажном варианте входящая корреспонденция передается руководителю управления или лицу его замещающему. Далее по соответствующей резолюции в электронном и бумажном виде его заместителям. После рассмотрения корреспонденции руководством документы с резолюцией поступают исполнителям. резолюции должны быть указаны:
    - исполнители в дательном падеже;
    - ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения документа;
    - личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и фамилия);
    - дата (число, месяц, год);
    Входящая корреспонденция должна быть рассмотрена руководством и передана секретарем  в отделы для исполнения в день регистрации документа.
  10. Если поручения дается нескольким исполнителям, то обязательно указывается кем осуществляется свод и исполнение документа. Если такая отметка отсутствует, то свод и исполнение документа остается за исполнителем, данные которого указаны первыми. Ответственность за качественное выполнение всего поручения в равной мере несут все работники, указанные в резолюции. Резолюция в электронном виде производится лицом наложившим резолюцию или канцелярией в соответствии с Инструкцией по работе в системе электронного документооборота  «Lotus Notes».
  11. После исполнения документа исполнитель передает его в канцелярию для отметки о снятии контроля.Передача документов из одного отдела в другой производится только через канцелярию.
  12. При подготовки документов следует руководствоваться Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.
  13. Исходящие письма готовятся на белых листах формата А-4 где представляются визы исполнителя и руководителя отдела (при необходимости курирующего заместителя), текст документа печатается размером «14» шрифта «Times New Roman» через один межстрочный интервал (в отдельных случаях размер шрифта и интервал могут быть иными) и передаются руководству на согласование. После согласования, чистовой вариант проекта письма предоставляется руководству исполнителем на подпись. Служебные документы должны печататься на бланках установленной формы только на государственном языке, при необходимости может прилагаться русский вариант. При переписке между отделами бланки не используются.
  14. Исходящая корреспонденция регистрируется канцелярией в журнале регистрации исходящей корреспонденции установленного образца.
  15. Отправка документов, минуя регистрацию запрещается. Канцелярией перед отправкой проверяется правильность оформления исходящих документов. Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления.Ответственность за рассылку документов по неправильному адресу, указанному в документе, переданному на отправку, несет исполнитель.

7. Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроль за их исполнением

1. Организация работы с обращениями физических и юридических лиц (далее лиц) проводится сотрудником административного отдела в соответствии с Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими данный вопрос.  
2. Все поступающие в управления обращения регистрируются в программном продукте в системе электронного документооборота  «Lotus Notes» и в журнале по установленной форме в день их получения. На первой старице ставится штамп, где указывается регистрационный номер с пометкой «ф» для  обращений физических лиц, «ю» для юридических лиц и дата поступления. Делопроизводство по обращениям лиц ведется отдельно от других видов делопроизводства.
3. Прием и рассмотрения обращений лиц, поступивших через виртуальную приемную осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
4. Повторным считаются обращения лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня регистрации первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым решением по его обращению. Обращения одного и того же автора по разным вопросам считаются первичными. Не считаются повторными и не рассматриваются многократные обращения по одному и тому запросу если заявителю дан исчерпывающий ответ.
5. Срок исполнения обращений лиц устанавливается не более 30 календарных дней, а не требующих дополнительного изучения и проверки - не более 15 календарных дней, и исчисляется со дня их регистрации. В случае продления сроков исполнения обращения на руководителя управления пишется служебная записка с указанием причины продления срока и дату продления.
6. В журнале регистрации  исходящих документов осуществляется отметка о рассмотрении и исполнении обращения.
7. Личный прием граждан руководством  управления осуществляется в установленные дни и часы:
Руководитель управления  - по средам с 16-00 до 18-00 часов.
Заместитель руководителя управления  – по пятницам с 16-00 до 18-00 часов.
8. В управлении установлен телефон доверия (номер 26-52-59) для сообщений фактов коррупции и нарушения служебной этики государственными служащими.
9. Книга контроля этики государственных служащих, в которой также регистрируются жалобы и заявления граждан, хранится в приемной  управления.

8. Порядок подготовки, оформления и согласования нормативно-правовых актов акимата и акима области, приказов руководителя управления

1. Проекты подзаконных нормативных правовых актов акимата и акима области, разработчиком которых является управление, готовятся на бланках акимата области, которые оформляются и согласовываются в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан «О нормативных правовых актах», постановления Правительства Республики Казахстан «О некоторых вопросах оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов», Регламентов аппарата акима области.
2. Проекты приказов печатаются на бланках управления, визируются исполнителями, юристом, заинтересованными руководителями отделов, согласовываются с курирующим заместителем руководителя управления и предоставляются на подпись руководителя управления.
3. Подписанные руководителем управления приказы (подлинники) регистрируются ответственным лицом и хранятся в административном отделе до сдачи в архив.
4. Приказы по личному составу, отпускам и командировкам сотрудников управления группируются отдельно от приказов по основной деятельности и визируются только юристом.

9. Порядок организации контроля исполнения документов

1. Контроль сроков исполнения документов, поступающих в управление, осуществляет инспектор по делопроизводству.
2. На особый контроль берется исполнение актов Президента и Правительства Республики  Казахстан, документов с поручениями Президента, Премьер-Министра, решений и распоряжений акима области, документов с поручениями акима области и его заместителей.
3. Ответственность за организацию контроля за своевременным исполнением документов и поручений вышестоящих органов возлагается на руководителя административного отдела.
4. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в них, либо в резолюции к ним.
5. В случае отсутствия срока исполнения поручений, устанавливается месячный срок исполнения.
6. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, то исполнитель письменно должен сообщить руководству о причинах задержки и мотивировать просьбу об отсрочке.
7. Срок исполнения исчисляется со дня поступления документа в управление, если документ не может быть исполнен своевременно, то исполнитель письменно обосновывает причины задержки и просит об отсрочке исполнения.
8. Исполнение поручений руководства управления, данных на аппаратных совещаниях отмечается в графе исполнения в протоколе аппаратного совещания и заверяется подписью исполнителя.
9. Информация о состоянии работы с документами и исполнению поручений докладывается на аппаратных совещаниях управления.

10. Работа с документами с грифом «Для служебного пользования»

1. Документы   с    грифом    «ДСП»,     поступающие     в   управление
регистрируются в административном отделе и от руководителя управления передаются заместителю руководителя управления и непосредственно исполнителям.
2. Все документы «ДСП» регистрируются в специальном журнале. Хранить материалы «ДСП» следует в металлических шкафах и сейфах.
3. Исполнителям запрещается знакомить с содержанием документов с грифом «ДСП» лиц, не имеющих к ним отношения, а также уничтожать их без ведома административного отдела.

11. Соблюдение правил хранения и использования служебных документов, бланков и учетных форм

1. Сотрудники управления при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе со служебной корреспонденцией, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользованию компьютерами, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей. Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов без разрешения руководства.
2. Бланки строгой отчетности изготавливается типографских способом, изготовленные бланки нумеруются типографским способом.
3. Учет и выдача бланков отделам возлагается на секретаря.
4. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами сотрудники привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

12. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу, иные вопросы

1. При увольнении или переводе на другую работу по указанию руководителя соответствующего отдела передает все находящиеся  у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные материалы. В этом случае работником, передающим документы, составляется акт в двух экземплярах о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы, и характеризуется состояние  исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем отдела. В обходном листе руководителя соответствующего отдела делается отметка о наличии (отсутствии) акта  приема-передачи дел.
2. Формирование номенклатуры дел в управлении производится административным отделом по внесенным предложениям отделов.
3. Контроль за выполнением настоящего  Регламента возлагается на руководителя и его заместителя. Руководитель и его заместитель могут производить проверку соблюдения норм настоящего Регламента и в  случае установления его несоблюдения поставить вопрос об ответственности виновных должностных лиц.

 

И.о руководителя административного отдела                                            А. Шерьязданова